Case: Rede Varejista Reduz 35% nos Custos com VT em 6 Meses

O Cenario: Complexidade em Escala Nacional

A rede varejista operava em 8 estados brasileiros com uma estrutura fragmentada de gestao de vale-transporte. Cada regional tinha autonomia para gerenciar seus proprios processos, o que resultava em falta de padronizacao, duplicidade de esforcos e invisibilidade sobre os custos reais.

Os Problemas Identificados

O diagnostico inicial revelou uma serie de ineficiencias que, somadas, representavam um desperdicio significativo de recursos:

Gestao Descentralizada e Manual

Cada uma das 8 regionais utilizava suas proprias planilhas Excel para controlar o vale-transporte. Nao havia padrao de cadastro, as atualizacoes eram feitas manualmente e a consolidacao dos dados para a matriz levava ate 5 dias uteis por mes.

Beneficiarios Inativos na Base

A auditoria revelou que 312 colaboradores inativos (desligados, em licenca ou transferidos) ainda constavam na base de recarga de VT. Esse problema sozinho representava um desperdicio de R$ 127 mil por mes em creditos que nao eram utilizados ou eram desviados.

Rotas Nao Otimizadas

Aproximadamente 43% dos colaboradores utilizavam rotas que nao eram as mais economicas para o trajeto casa-trabalho. Em muitos casos, os valores cadastrados datavam da admissao do funcionario e nunca haviam sido revisados, mesmo apos mudancas de endereco ou alteracoes nas linhas de transporte.

Fase 1: Centralizacao e Limpeza de Base (Meses 1-2)

O primeiro passo foi centralizar toda a gestao de VT em uma unica plataforma, eliminando as 8 planilhas regionais e criando um processo unificado.

Acoes Realizadas

• Migracao de todas as bases regionais para plataforma centralizada
• Cruzamento de dados com folha de pagamento para identificar inativos
• Exclusao de 312 beneficiarios que nao deveriam estar recebendo VT
• Atualizacao cadastral de 100% dos colaboradores ativos
• Padronizacao de politicas de VT para todas as regionais

Fase 2: Roteirizacao Inteligente (Meses 3-4)

Com a base limpa e centralizada, o proximo passo foi otimizar as rotas de todos os 3.888 colaboradores ativos que utilizavam vale-transporte.

Como Funcionou

O sistema de roteirizacao inteligente analisou o endereco residencial de cada colaborador, o endereco da loja onde trabalhava e todas as opcoes de transporte publico disponiveis, calculando automaticamente a rota mais economica e eficiente.

• 1.672 rotas foram recalculadas com valores menores (43% do total)
• Economia media de R$ 68 por colaborador/mes nas rotas otimizadas
• 214 colaboradores passaram a utilizar uma unica conducao ao inves de duas
• Tempo medio de deslocamento reduzido em 12 minutos para 38% dos casos

Negociacao com Operadoras

Com os dados consolidados e o volume de compras centralizado, a rede conseguiu negociar condicoes melhores com as operadoras de transporte em 6 dos 8 estados, obtendo descontos por volume que variaram entre 3% e 8%.

Fase 3: Automacao e Monitoramento Continuo (Meses 5-6)

A ultima fase focou em garantir que os ganhos obtidos fossem sustentaveis a longo prazo, implementando automacoes e controles preventivos.

Automacoes Implementadas

1. Sync automatico com RH: Desligamentos, ferias e afastamentos refletem automaticamente na base de VT em ate 24 horas
2. Alerta de anomalias: O sistema identifica automaticamente valores fora do padrao e envia alertas para o gestor
3. Recalculo periodico de rotas: A cada trimestre, todas as rotas sao recalculadas considerando mudancas nas linhas e tarifas
4. Dashboard em tempo real: Visibilidade instantanea de custos por loja, regional e consolidado nacional

Resultados Consolidados

Apos 6 meses de implementacao, os resultados superaram as expectativas iniciais da rede varejista:

Detalhamento da Economia

• Limpeza de base: R$ 127k/mes (eliminacao de beneficiarios inativos)
• Otimizacao de rotas: R$ 380k/mes (recalculo de 1.672 rotas)
• Negociacao com operadoras: R$ 78k/mes (descontos por volume)
• Reducao de fraudes: R$ 45k/mes (controles automatizados)

"Nos nao imaginávamos que o desperdicio fosse tao grande. A centralizacao nos deu visibilidade, e a tecnologia nos deu escala para corrigir tudo em tempo recorde. O retorno sobre o investimento veio no primeiro mes." — Diretor de RH da Rede Varejista

Licoes Aprendidas

Este case traz aprendizados valiosos para qualquer empresa que enfrenta desafios similares na gestao de vale-transporte:

1. Centralizacao e o primeiro passo: Sem visibilidade consolidada, e impossivel identificar onde estao os desperdicios
2. A limpeza de base gera resultado imediato: Beneficiarios inativos sao o "dinheiro mais facil" de recuperar
3. Roteirizacao inteligente tem impacto duradouro: Diferente de cortes pontuais, a otimizacao de rotas gera economia recorrente
4. Automacao previne recorrencia: Sem controles automatizados, os mesmos problemas voltam em 6-12 meses
5. Engajamento do RH e essencial: A equipe de RH precisa ser parceira do projeto, nao apenas executora

Conclusao

O case desta rede varejista demonstra que a gestao inteligente de vale-transporte pode gerar economias expressivas mesmo em empresas que ja consideram seus processos "razoaveis". A combinacao de centralizacao, tecnologia de roteirizacao e automacao criou um ciclo virtuoso de melhoria continua que se sustenta ao longo do tempo.

Para empresas com operacoes distribuidas em multiplas localidades, a centralizacao da gestao de VT nao e apenas uma questao de eficiencia operacional — e uma oportunidade real de impacto financeiro significativo.