A auditoria de vale-transporte é uma prática essencial que muitas empresas negligenciam. Além de prevenir fraudes e desperdícios, uma auditoria bem estruturada protege a empresa de multas trabalhistas e garante conformidade com a legislação. Veja como implementar.
Por Que Auditar o Vale-Transporte?
A Lei 7.418/85 obriga o empregador a fornecer vale-transporte ao colaborador que solicitar. Porém, a falta de controle pode gerar prejuízos significativos:
- Colaboradores que não utilizam o benefício mas continuam recebendo
- Valores de recarga incompatíveis com o trajeto real
- Funcionários desligados ou em férias ainda na base de recarga
- Inconsistências entre endereço declarado e rota cadastrada
Fase 1: Preparação (Semana 1)
Levantamento de Documentos
Reúna toda a documentação necessária antes de iniciar a auditoria:
- Declarações de utilização de VT assinadas pelos colaboradores
- Base de endereços atualizada (colaboradores e unidades da empresa)
- Relatórios de recarga dos últimos 12 meses
- Registros de admissões, demissões, férias e afastamentos
- Convenções coletivas aplicáveis
Definição de Escopo
Decida se a auditoria será completa (todos os colaboradores) ou amostral. Para empresas com mais de 500 funcionários, uma amostra de 30% geralmente é representativa para identificar padrões de irregularidade.
💡 Dica Importante
Comunique a auditoria com transparência. Ela não é uma "caça às bruxas" — é uma prática de boa governança que beneficia toda a organização. Colaboradores que sabem que existe auditoria regular tendem a manter suas informações atualizadas.
Fase 2: Execução (Semanas 2-3)
Verificação de Endereços
Compare o endereço residencial declarado com o cadastrado no sistema de folha. Discrepâncias podem indicar:
- Mudança de endereço não comunicada ao RH
- Endereço fictício para receber benefício maior
- Colaborador que passou a usar veículo próprio
Análise de Rotas e Valores
Para cada colaborador auditado, verifique se o valor de VT corresponde à rota mais econômica entre sua residência e o local de trabalho. Ferramentas de roteirização calculam automaticamente o trajeto ideal.
Cruzamento com Frequência
Compare a quantidade de créditos carregados com os dias efetivamente trabalhados. Colaboradores em férias, licença médica ou home office que continuam recebendo VT representam desperdício direto.
Pontos Críticos da Auditoria:
- ✅ Colaboradores com carga > 44 viagens/mês (acima do padrão de 22 dias x 2)
- ✅ Valores de VT superiores a 10% da média do departamento
- ✅ Beneficiários sem declaração de VT assinada nos últimos 12 meses
- ✅ Endereços com CEP incompatível com a região declarada
- ✅ Colaboradores admitidos há menos de 30 dias com valores atípicos
Fase 3: Relatório e Correções (Semana 4)
Elaboração do Relatório
O relatório de auditoria deve conter:
- Resumo executivo: Principais achados e valor total de irregularidades
- Detalhamento por tipo: Endereço incorreto, valor divergente, beneficiário inativo
- Impacto financeiro: Quanto a empresa está perdendo mensalmente
- Recomendações: Ações corretivas priorizadas por impacto
- Plano de ação: Cronograma para implementação das correções
Ações Corretivas
- Atualização cadastral de todos os colaboradores com dados inconsistentes
- Recálculo de valores com base nas rotas corretas
- Exclusão de beneficiários inativos (desligados, afastados)
- Renovação de declarações de utilização de VT vencidas
- Implementação de controles preventivos para evitar recorrência
Frequência Recomendada
A auditoria de VT deve ser realizada com frequência definida de acordo com o porte da empresa:
- Até 100 colaboradores: Semestral
- 100 a 500 colaboradores: Trimestral
- Acima de 500 colaboradores: Mensal (automatizada)
"A auditoria de vale-transporte não é um custo — é um investimento. Para cada R$ 1 investido em auditoria, empresas recuperam em média R$ 5 em correções e economia." — Anderson Belem Costa, CEO Otimiza.Pro
Conclusão
A auditoria de vale-transporte é uma prática fundamental de governança que protege a empresa juridicamente, previne fraudes e gera economia imediata. Com um processo estruturado em 4 semanas e ferramentas adequadas, é possível implementar uma cultura de compliance que se sustenta a longo prazo.